Trước đây, khái niệm về “hóa đơn” mà thường biết đến là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên, dựa trên quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính tại Thông tư số 78, Nghị định số 123, bắt đầu kể từ tháng 07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh sẽ bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì? Đó là câu hỏi mà Tenten sẽ trả lời và cung cấp đầy đủ thông tin cần biết về hóa đơn điện tử: Định nghĩa, thông tư và nghị định, quy định sử dụng, lộ trình chuyển đổi của các hóa đơn điện tử, thời hạn cuối cùng hóa đơn giấy còn được sử dụng,…

1.Hóa đơn điện tử – Tổng quan

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành vào ngày 14 tháng 3 năm 2011, có các ý chính như sau:

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hoá đơn về bán hàng hoặc cung ứng các loại hình dịch vụ, chúng được tạo lập, khởi tạo, nhận, gửi, lưu trữ và được quản lý bằng các loại phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được tạo lập và được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức mà tổ chức đó đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá hay cung cấp các loại hình dịch vụ, HĐĐT được lưu trữ trên máy tính của các bên dựa trên quy định mà pháp luật ban hành về luật giao dịch điện tử.

1.2. Phân loại các hóa đơn điện tử mà hiện nay sử dụng

Hóa đơn điện tử được phân loại thành 2 loại như dưới đây:

*1.	Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTTT), hóa đơn xuất khẩu; hoá đơn khác gồm: vé, tem, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
*2.	Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, các loại giấy chứng từ thu phí của dịch vụ ngân hàng…

Nội dung và hình thức của hóa đơn điện tử được lập theo các quy định quốc tế và pháp luật liên quan.

1.3. Sự khác nhau giữa hoá đơn điện tử gốc và bản thể hiện của HĐĐT

Khái niệm về hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của HĐĐT:

• Hóa đơn điện tử gốc: Đây là hóa đơn được tạo ra khi có các giao dịch mua bán, và được lưu trữ dưới định dạng XML nhằm mã hóa thông tin và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các loại hệ thống thông tin.
• Bản thể hiện của HĐĐT: Đây là phiên bản của hóa đơn điện tử được xuất dưới dạng HTML, PDF hoặc được in giấy, giúp người đọc dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên hóa đơn điện tử.

Dưới đây là bảng so sánh các điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn thể hiện ở dạng điện tử mà bạn có thể tham khảo:

Các loại tiêu chí	Về loại hóa đơn điện tử gốc	Về bản thể hiện của HĐĐT
Định dạng của loại dữ liệu	XML	HTML, PDF hoặc in giấy
Ký hiệu riêng	Không có	Cần thêm dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” hoặc “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử”
Về mặt giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý được sử dụng dựa vào đó để có căn cứ thực hiện:  –       Thực hiện các loại thanh toán và giao dịch –       Thực hiện hạch toán, kiểm tra, thanh tra…	giá trị về mặt pháp lý không đáp ứng được. Chỉ được sử dụng để lưu giữ để theo dõi, ghi sổ, không có hiệu lực để thực hiện các  thanh toán và giao dịch.

2.Các quy định cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng kể từ ngày 01/07/2022

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, kể từ ngày 01/07/2022, sẽ bắt buộc áp dụng việc sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Điều 59 của Nghị định này được sơ lược như sau:

Nghị định này sẽ bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2022, khuyến khích các cá nhân, cơ quan và tổ chức đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo áp dụng đúng theo quy định về hóa đơn, các loại chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/07/2022.

Điều này có nghĩa là từ ngày 01/07/2022 trở đi, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc trên toàn quốc.

Ngoài ra, dựa theo Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng quy định rằng các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã thông báo phát hành các loại hoá đơn như: hóa đơn tự in hoặc đặt in, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, và đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020, được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn này đến hết ngày 30/06/2022.

2.2. Các yếu tố chính về nguyên tắc sử dụng của hóa đơn điện tử

Xác định số hóa đơn liên tục và theo trình tự thời gian: Mỗi số hóa đơn điện tử phải được xác định theo nguyên tắc liên tục và tuân theo trình tự thời gian. Điều này đảm bảo rằng mỗi hóa đơn điện tử chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử: Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc được thực hiện lưu trữ bằng phương tiện điện tử sẽ không được coi là hóa đơn điện tử. Để có giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Tính toàn vẹn: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo thông tin chứa trong nó từ khi thông tin được tạo ra dưới dạng cuối cùng vẫn là ỏ dạng một hóa đơn điện tử đến khi nó được truyền hoặc lưu trữ, không bị thay đổi trừ những thay đổi về hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Khả năng truy cập và sử dụng: Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng đã hoàn chỉnh khi phát sinh nhu cầu.

Điều này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng một cách tin cậy trong giao dịch kinh doanh.

2.3. các nội dung mà HĐĐT cần phải đáp ứng

1. a) Tên và ký hiệu của hóa đơn, phần ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn: Các thông tin này được xác định theo quy định tại Phụ lục số 1 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2. b) Hóa đơn điện tử phải ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
3. c) Hóa đơn điện tử cần cung cấp thông tin đầy đủ về tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
4. d) Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn điện tử phải cung cấp thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; và tổng thành tiền, được ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, phải cung cấp thông tin về thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán, cũng được ghi bằng số và bằng chữ.
5. e) Chữ ký số điện tử: Hóa đơn điện tử của người bán phải có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật. Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn cũng cần được ghi lại trên hóa đơn điện tử. Trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, chữ ký điện tử của người mua cũng cần có theo quy định của pháp luật.
6. g) Ngôn ngữ sử dụng: Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng chữ viết bằng tiếng Việt và cỡ chữ tiếng nước ngoài phải hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: Từ 0 đến 9. Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ,… sẽ được đặt dấu chấm (.) và nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sẽ đặt dấu phẩy (,).

Các yêu cầu này đảm bảo rằng hóa đơn điện tử chứa đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết để thực hiện các giao dịch kinh doanh.

2.4. Các điều kiện mà tổ chức cần có để khởi tạo HĐĐT

Dựa trên Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động thuộc ngân hàng.

1. b) Có địa điểm, hệ thống truyền tải thông tin, mạng thông tin và thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu về khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
2. c) Có đội ngũ nhân viên đủ trình độ và năng lực để thực hiện khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
3. d) Có chữ ký số điện tử theo đúng như quy định mà pháp luật ban hành.
4. e) Có phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động di chuyển vào phần mềm (hoặc là cơ sở dữ liệu) của kế toán tại thời điểm tạo lập hóa đơn.
5. f) Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng của việc lưu trữ, gồm có:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu cần phải đáp ứng các điều kiện hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và thực hiện việc phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị lưu trữ hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Điều kiện này đảm bảo rằng tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử có đủ năng lực và hệ thống kỹ thuật để thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử.

3.Hướng dẫn về cách sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần hoàn thiện các bước sau:

Bước 1: Hóa đơn điện tử – Đăng ký

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức cần hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử. Điều này bao gồm việc:

–       Áp dụng hóa đơn điện tử thông qua quyết định.

–       Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử.

–       Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu quy định và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Bước 2: Hóa đơn điện tử – Khởi tạo

Người bán hàng hóa hoặc dịch vụ thực hiện việc lập hóa đơn điện tử thông qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoặc đơn vị trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Người bán hàng có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Trong trường hợp xảy ra sai sót với hóa đơn điện tử, có các trường hợp và biện pháp xử lý như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và đã gửi cho người mua nhưng chưa có giao hàng hóa hoặc dịch vụ:

–       Hủy hóa đơn chỉ được thực hiện nếu hai bên đã đồng ý và xác nhận.

–       Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc thực hiện tra cứu phát sinh sau này.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập và đã gửi hóa đơn, giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua và sau đó phát hiện sai sót:

–       Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận với chữ ký điện tử của cả hai bên để ghi rõ thông tin sai sót.

–       Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh để chỉnh sửa sai sót, ví dụ như điều chỉnh số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất VAT, v.v.

–       Người bán và người mua cần thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Các bước này cung cấp hướng dẫn cơ bản để sử dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính tuân thủ chính xác các quy định pháp lý có liên quan. Tuy nhiên, việc áp dụng cụ thể và chi tiết có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể và quy định của địa phương.

4.Thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Căn cứ vào quy định tại Điều số 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện theo các quy định sau đây:

1. Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử có hiệu lực pháp lý có thể được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu từ hoạt động kinh tế, tài chính hoặc khi được yêu cầu bởi cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, cơ quan thanh tra, cơ quan kiểm tra, cơ quan điều tra theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm toán và điều tra.
2. Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải đảm bảo sự tương đồng và chính xác giữa nội dung của hóa đơn điện tử, các loại giấy tờ chứng từ điện tử và hóa đơn, hoặc chứng từ giấy sau khi thực hiện việc chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được thực hiện chuyển đổi trở thành hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ, ghi sổ và theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn, chứng từ giấy không có giá trị để thực hiện giao dịch, thanh toán, trừ khi hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Tóm lại, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện trong các trường hợp cần thiết và hóa đơn giấy sau chuyển đổi được sử dụng chủ yếu để lưu trữ và ghi sổ, không có hiệu lực pháp lý để thực hiện  thanh toán và giao dịch, trừ trường hợp đặc biệt hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

10 câu hỏi thường gặp trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử

5.1. Thế nào là HĐĐT có mã xác thực?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cung cấp mã xác thực hóa đơn của bên phía Tổng cục Thuế. Theo cơ quan thuế, có hai loại hóa đơn điện tử được lưu hành đồng thời:

• HĐĐT: Đây là loại hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• HĐĐT có mã xác thực: Đây là loại hóa đơn điện tử theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực, bao gồm đối tượng áp dụng và các điều kiện để sử dụng loại hóa đơn này. Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải thực hiện việc ký điện tử trên hóa đơn sau khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Điểm đặc biệt là doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

5.2. HĐĐT có khái niệm liên hay không?

Không có khái niệm liên trong HĐĐT. Các bên liên quan như bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế sử dụng chung một bản hóa đơn điện tử để khai thác thông tin.

5.3. Những hình thức mà khách hàng có thể nhận HĐĐT?

• Gửi trực tiếp cho người bán theo phương thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã được thỏa thuận giữa hai bên chẳng hạn như qua Email hoặc tin nhắn.
• Sử dụng hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT, nơi khách hàng có thể truy cập và tải xuống hóa đơn điện tử của mình.

5.4. Người mua có phải luôn luôn bắt buộc phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?

– Đối với khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng HĐĐT.để kê khai thuế, do đó không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, các loại hình dịch vụ giữa người bán và người mua như phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh toán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu, thì trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (dựa trên công văn số 2402/BTC-TCT ban hành vào ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng là viễn thông, điện, nước, thì khi đó khách hàng là người mua không nhất thiết phải ký và nếu là người bán thì không nhất thiết phải đóng dấu. Hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ và có tính pháp lý, được cơ quan thuế chấp nhận.

– Ngoài ra, còn có một số trường hợp đặc biệt khi bên bán tổ chức xin phép được cơ quan thuế chấp nhận cho phép bên mua của mình không cần thực hiện ký số vào hóa đơn.

5.5. Người mua cần phải thực hiện việc kê khai Thuế như thế nào khi nhận được HĐĐT?

Sau khi nhận được Hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ bên bán, người mua có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, người mua cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp HĐĐT đã được chuyển đổi thành hóa đơn giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ trong việc thực hiện việc quyết toán thuế hoặc các loại giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

5.6. Trong trường hợp Hóa đơn đã được phát hành và gửi tới cho người mua, nhưng hàng chưa giao đi hoặc cung ứng dịch vụ, và người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, các bên phải tiến hành xử lý như thế nào?

• Người mua và người bán thực hiện việc đi đến thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.
• Người bán sẽ lập hoá đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã làm sai và sau đó gửi lại cho người mua. Trên hóa đơn thay thế, cần có dòng chữ là “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…”
• Hóa đơn điện tử đã bị xóa bỏ phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5.7. Trong trường hợp Hóa đơn đã được phát hành và gửi đi cho người mua, hàng đã giao hoặc cung ứng dịch vụ, và người bán và người mua đã kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót, các bên phải tiến hành xử lý như thế nào?

1. Người bán và người mua phải tạo lập một văn bản đi đến thỏa thuận và có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.
2. Người bán sẽ lập HĐĐT điều chỉnh sai sót. HĐĐT điều chỉnh sẽ ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế VAT, tiền thuế VAT cho HĐĐT số…, ký hiệu…
3. Dựa trên HĐĐT điều chỉnh, người bán và người mua sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được phép ghi giá trị âm (-).

5.8. Đối với hóa đơn điện tử, khi hàng hóa lưu thông trên đường và cần chứng minh nguồn gốc, các bên sẽ giải trình như sau với lực lượng chức năng như thế nào?

Người bán hàng sẽ chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông. Hóa đơn giấy chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Nội dung của Hóa đơn điện tử gốc được phản ánh toàn vẹn.
• Dòng chữ trên hoá đơn cần phải ghi rõ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cần người đại diện theo pháp luật của người bán thực hiện ký, người bán đóng dấu.

5.9. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần được thực hiện như thế nào?

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ được tiến hành theo quy định tại Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Người mua, người bán hàng, hay cung cấp dịch vụ sử dụng Hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính sẽ lưu trữ Hóa đơn điện tử theo thời hạn được quy định bởi Luật Kế toán. Nếu Hóa đơn điện tử được tạo lập từ hệ thống thuộc một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử, thì tổ chức trung gian cũng phải thực hiện lưu trữ theo thời hạn được nêu trên.

Người bán, người mua là tổ chức trung gian hay đơn vị kế toán cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu Hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ USB, đĩa CD/DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu Hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử đã lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện sau:

1. Nội dung của Hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được khi cần thiết.
2. Nội dung của Hóa đơn điện tử được lưu trữ trong hình thức mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong một hình thức cho phép thể hiện chính xác nội dung của Hóa đơn điện tử đó.
3. Hóa đơn điện tử được thực hiện lưu trữ theo một phương thức nhất định cho phép xác định nơi đến, nguồn gốc khởi tạo, ngày giờ gửi hoặc ngày giờ nhận Hóa đơn điện tử.

>> Dựa trên quy định do cơ quan thuế đề ra, Hóa đơn được khởi tạo sau đó cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật cho Kế toán, thường kéo dài 10 năm. Việc lưu trữ Hóa đơn điện tử giúp người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử có thể tham chiếu và sử dụng lại nội dung của Hóa đơn điện tử một cách dễ dàng khi cần thiết.

Đối với Hóa đơn tự in hoặc đặt in, có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do hóa đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Trong khi đó, Hóa đơn điện tử giúp đảm bảo tính an toàn và không dễ bị cháy, hỏng dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp được chứng nhận uy tín, về tài chính kế toán có kinh nghiệm lâu năm, và có hệ thống bảo mật an toàn nhất để đảm bảo việc lưu trữ Hóa đơn điện tử một cách đáng tin cậy và bảo vệ thông tin khách hàng.

5.10. Thực hiện việc tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ

Trang web Tracuuhoadon.gdt.gov.vn là nơi để tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp. Trang web này được sử dụng trong hai trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Kiểm tra và tra cứu hóa đơn điện tử GTGT để xem liệu chúng đã được phép sử dụng chưa. Tra cứu này được thực hiện sau hai ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn điện tử.

Trường hợp 2: Trước khi hoạch toán và kê khai hóa đơn kế toán của doanh nghiệp, cần xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn bằng cách tra cứu thông tin trên trang web.

Thông tin trên trang web Tracuuhoadon.gdt.gov.vn được thu thập từ các báo cáo và thông báo của các đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai (Nhà nước và cơ quan thuế) theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính, Thông tư 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.

6.Các Tiêu chí để thực hiện việc lựa chọn đơn vị cung cấp về giải pháp hóa đơn điện tử

Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC là:

1. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam và có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Ngoài ra, ngân hàng cũng có thể cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
2. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần có chương trình phần mềm hỗ trợ khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử để đáp ứng các nội dung quy định. Họ cũng phải triển khai hệ thống công nghệ thông tin để trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc tổ chức.
3. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp và đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về hóa đơn.
4. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các hình thức tấn công trên mạng để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu trao đổi.
5. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có quy trình sao lưu, khôi phục dữ liệu và biện pháp dự phòng để khắc phục sự cố liên quan đến dữ liệu.
6. Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần có giải pháp lưu trữ kết quả truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch và lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống của mình.
7. theo quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải gửi văn bản báo cáo cơ quan thuế định kỳ 6 tháng một lần. Báo cáo này cần bao gồm các thông tin sau:

• Danh sách các doanh nghiệp sử dụng giải pháp HĐĐT của tổ chức trung gian.
• Thông tin về người bán hàng và người mua hàng của các giao dịch HĐĐT.
• Số lượng hóa đơn đã sử dụng, bao gồm loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, và số thứ tự của hóa đơn.

Để chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, khách hàng nên quan tâm đến các tiêu chí khác như chi phí hợp lý, chế độ hỗ trợ khách hàng, giao diện phần mềm dễ sử dụng và tích hợp với các phần mềm khác như kế toán và bán hàng.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ nội dung về hóa đơn điện tử, bao gồm định nghĩa hóa đơn điện tử là gì, quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng thông tin này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và quy định liên quan đến hóa đơn điện tử.